Instruções para gerar um número de ofício.

De SINOVA
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MANUAL - GERAR N° DE OFÍCIO NO SPA

O tipo de correspondência utilizado nas comunicações é o Ofício, conforme estabelecido pelo novo Manual de Redação Oficial da Presidência da República na Portaria n° 1.369 de 27 de dezembro de 2018.

No SPA existem três possibilidades de ofícios:

  • Ofício Circular: abre campo para Destinatários, que será o cabeçalho do documento;
  • Ofício Expedido: abre mais um campo para distribuição, que pode ser Interna ou Externa;
  • Ofício Recebido: abre um campo para número da correspondência, data de recebimento e data de emissão do documento.

Como gerar Ofício Expedido

1 - Acessar o SPA.

2 - Ir em Cadastro de Correspondência, conforme a imagem a seguir:

Menu SPA.png

3 - Na tela seguinte, devem-se inserir os dados conforme os passos que se seguem:

a) Tipo de correspondência: Ofício Expedido;

b) Interessado na UFSC: Colocar o interessado no assunto. Caso seja a SINOVA, colocar quem está assinando o documento. A inserção do Interessado pode ser realizada tanto pelo número SIAPE/Matrícula quanto pelo nome

c) Grupo de Assunto: escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;

d) Assunto: escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;

e) Detalhamento: colocar assunto do ofício.

4 - Ir em Próximo;

5 - Destinatário: inserir o setor/instituição a quem se destina;

6 - Após inserir o destinatário, selecionar Mala Direta;

7 - ir em Próximo e verifique os dados; Observação: após a verificação dos dados, o número do ofício será gerado automaticamente pelo sistema.

8 - Colocar o número do ofício informado no SPA no documento do ofício da SINOVA;

9 - Alterar o nome do arquivo contendo o ofício no Pastas SINOVA (6. Documentos > Ofícios) inserindo o seu número;

10 - Imprimir e assinar o documento (ou coletar assinatura);

11 - Gerar arquivo .pdf e salvar na mesma pasta; Atenção! Utilizar o mesmo nome do ofício em .doc.

12 - No SPA, incluir o arquivo pdf assinado na aba Peças no cadastro realizado do documento;

13 - Ir em Inserir Peças;

14 - Ir em Outras Ações > Arquivar

a) Despacho: correspondência gerada no SPA para obtenção de numeração;

b) Ir em Confirmar;

c) Ir em Arquivar

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