Instruções para gerar um número de ofício.

MANUAL - GERAR N° DE OFÍCIO NO SPA

O tipo de correspondência utilizado nas comunicações é o Ofício, conforme estabelecido pelo novo Manual de Redação Oficial da Presidência da República na Portaria n° 1.369 de 27 de dezembro de 2018.

No SPA existem três possibilidades de ofícios:

• Ofício Circular: abre campo para Destinatários, que será o cabeçalho do documento;
• Ofício Expedido: abre mais um campo para distribuição, que pode ser Interna ou Externa;
• Ofício Recebido: abre um campo para número da correspondência, data de recebimento e data de emissão do documento.

Como gerar Ofício Expedido

1. Acessar o SPA.
2. Ir em Cadastro de Correspondência, conforme a imagem a seguir:
3. 
   3. Na tela seguinte, devem-se inserir os dados conforme os passos que se seguem:
   1. Tipo de correspondência: Ofício Expedido;
   2. Interessado na UFSC: Colocar o interessado no assunto. Caso seja a SINOVA, colocar quem está assinando o documento. A inserção do Interessado pode ser realizada tanto pelo número SIAPE/Matrícula quanto pelo nome
   3. Grupo de Assunto: escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;
   4. Assunto: escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;
   5. Detalhamento: colocar assunto do ofício.
4. Ir em Próximo;
5. Destinatário: inserir o setor/instituição a quem se destina;
6. Após inserir o destinatário, selecionar Mala Direta;
7. ir em Próximo e verifique os dados; Observação: após a verificação dos dados, o número do ofício será gerado automaticamente pelo sistema.
8. Colocar o número do ofício informado no SPA no documento do ofício da SINOVA;
9. Alterar o nome do arquivo contendo o ofício no Pastas SINOVA (6. Documentos > Ofícios) inserindo o seu número;
10. Imprimir e assinar o documento (ou coletar assinatura);
11. Gerar arquivo .pdf e salvar na mesma pasta; Atenção! Utilizar o mesmo nome do ofício em .doc.
12. No SPA, incluir o arquivo pdf assinado na aba Peças no cadastro realizado do documento;
13. Ir em Inserir Peças;
14. Ir em Outras Ações > Arquivar
    1. Despacho: correspondência gerada no SPA para obtenção de numeração;
    2. Ir em Confirmar;
    3. Ir em Arquivar