Instruções para gerar um número de ofício.: mudanças entre as edições

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(Adicionei informações sobre o manual de ofício disponível na pasta Z da SINOVA.)
 
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=== Como gerar Ofício Expedido ===
=== Como gerar Ofício Expedido ===
1 - Acessar o [https://solar.egestao.ufsc.br/solar/ SPA].


# Acessar o [https://solar.egestao.ufsc.br/solar/ SPA].
2 - Ir em Cadastro de Correspondência, conforme a imagem a seguir:[[Arquivo:Menu SPA.png|centro|miniaturadaimagem]]3 - Na tela seguinte, devem-se inserir os dados conforme os passos que se seguem:
# Ir em Cadastro de Correspondência, conforme a imagem a seguir:
 
# [[Arquivo:Menu SPA.png|centro|miniaturadaimagem]]3. Na tela seguinte, devem-se inserir os dados conforme os passos que se seguem:
'''a) Tipo de correspondência''': ''Ofício Expedido'';
## '''Tipo de correspondência''': ''Ofício Expedido'';
 
## '''Interessado na UFSC''': Colocar o interessado no assunto. Caso seja a SINOVA, colocar quem está assinando o documento. A inserção do Interessado pode ser realizada tanto pelo número '''SIAPE/Matrícula''' quanto pelo nome
'''b) Interessado na UFSC''': Colocar o interessado no assunto. Caso seja a SINOVA, colocar quem está assinando o documento. A inserção do Interessado pode ser realizada tanto pelo número '''SIAPE/Matrícula''' quanto pelo nome
## '''Grupo de Assunto''': escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;
 
## '''Assunto:''' escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;
'''c) Grupo de Assunto''': escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;
## '''Detalhamento''': colocar assunto do ofício.
 
# Ir em Próximo;
'''d) Assunto:''' escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;
# Destinatário: inserir o setor/instituição a quem se destina;
 
# Após inserir o destinatário, selecionar '''Mala Direta''';
'''e) Detalhamento''': colocar assunto do ofício.
# ir em '''Próximo''' e verifique os dados; Observação: após a verificação dos dados, o número do ofício será gerado automaticamente pelo sistema.
 
# Colocar o número do ofício informado no SPA no documento do ofício da SINOVA;
4 - Ir em Próximo;
# Alterar o nome do arquivo contendo o ofício no Pastas SINOVA (6. Documentos > Ofícios) inserindo o seu número;
 
# Imprimir e assinar o documento (ou coletar assinatura);
5 - Destinatário: inserir o setor/instituição a quem se destina;
# Gerar arquivo .pdf e salvar na mesma pasta; Atenção! Utilizar o mesmo nome do ofício em .doc.
 
# No SPA, incluir o arquivo pdf assinado na aba '''Peças''' no cadastro realizado do documento;
6 - Após inserir o destinatário, selecionar '''Mala Direta''';
# Ir em '''Inserir Peças''';
 
# Ir em '''Outras Ações''' ''>'' '''Arquivar'''
7 - ir em '''Próximo''' e verifique os dados; Observação: após a verificação dos dados, o número do ofício será gerado automaticamente pelo sistema.
## Despacho: correspondência gerada no SPA para obtenção de numeração;
 
## Ir em '''Confirmar''';
8 - Colocar o número do ofício informado no SPA no documento do ofício da SINOVA;
## Ir em '''Arquivar'''
 
9 - Alterar o nome do arquivo contendo o ofício no Pastas SINOVA (6. Documentos > Ofícios) inserindo o seu número;
 
10 - Imprimir e assinar o documento (ou coletar assinatura);
 
11 - Gerar arquivo .pdf e salvar na mesma pasta; Atenção! Utilizar o mesmo nome do ofício em .doc.
 
12 - No SPA, incluir o arquivo pdf assinado na aba '''Peças''' no cadastro realizado do documento;
 
13 - Ir em '''Inserir Peças''';
 
14 - Ir em '''Outras Ações''' ''>'' '''Arquivar'''
 
a) Despacho: correspondência gerada no SPA para obtenção de numeração;
 
b) Ir em '''Confirmar''';
 
c) Ir em '''Arquivar'''

Edição das 18h08min de 14 de dezembro de 2023

MANUAL - GERAR N° DE OFÍCIO NO SPA

O tipo de correspondência utilizado nas comunicações é o Ofício, conforme estabelecido pelo novo Manual de Redação Oficial da Presidência da República na Portaria n° 1.369 de 27 de dezembro de 2018.

No SPA existem três possibilidades de ofícios:

  • Ofício Circular: abre campo para Destinatários, que será o cabeçalho do documento;
  • Ofício Expedido: abre mais um campo para distribuição, que pode ser Interna ou Externa;
  • Ofício Recebido: abre um campo para número da correspondência, data de recebimento e data de emissão do documento.

Como gerar Ofício Expedido

1 - Acessar o SPA.

2 - Ir em Cadastro de Correspondência, conforme a imagem a seguir:

Menu SPA.png

3 - Na tela seguinte, devem-se inserir os dados conforme os passos que se seguem:

a) Tipo de correspondência: Ofício Expedido;

b) Interessado na UFSC: Colocar o interessado no assunto. Caso seja a SINOVA, colocar quem está assinando o documento. A inserção do Interessado pode ser realizada tanto pelo número SIAPE/Matrícula quanto pelo nome

c) Grupo de Assunto: escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;

d) Assunto: escolher o mais adequado dentre as opções disponíveis;

e) Detalhamento: colocar assunto do ofício.

4 - Ir em Próximo;

5 - Destinatário: inserir o setor/instituição a quem se destina;

6 - Após inserir o destinatário, selecionar Mala Direta;

7 - ir em Próximo e verifique os dados; Observação: após a verificação dos dados, o número do ofício será gerado automaticamente pelo sistema.

8 - Colocar o número do ofício informado no SPA no documento do ofício da SINOVA;

9 - Alterar o nome do arquivo contendo o ofício no Pastas SINOVA (6. Documentos > Ofícios) inserindo o seu número;

10 - Imprimir e assinar o documento (ou coletar assinatura);

11 - Gerar arquivo .pdf e salvar na mesma pasta; Atenção! Utilizar o mesmo nome do ofício em .doc.

12 - No SPA, incluir o arquivo pdf assinado na aba Peças no cadastro realizado do documento;

13 - Ir em Inserir Peças;

14 - Ir em Outras Ações > Arquivar

a) Despacho: correspondência gerada no SPA para obtenção de numeração;

b) Ir em Confirmar;

c) Ir em Arquivar

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